Time for Productivity and Zero Waste

Posted on 20. may, 2010 by in Operational Excellence and Strategy & Innovation

(versión en español más abajo)

united-kingdom-over13A very good friend of mine who is a manager told me six months ago that his key priority could be summed up in 2 words: “zero waste.” The crisis had started to impact his company and there was only one way to tackle it: through waste reduction. In other words, by reducing everything that does not add value to customers and shareholders. “We cannot afford to waste resources any more”, he said. It would appear that the search for high productivity will be a key corporate objective over the next few years.

On another occasion, managers from a global bank shared with me their plans for quick-win improvements in their organization. The idea is to develop a new culture of lean (the term used in management to talk about waste reduction) process improvement and value-added operations. I have also heard that the senior management of a regional building society (Caja) in Spain is sponsoring the development of internal capabilities to improve processes and reduce waste, while a large global logistics company has designed and implemented hundreds of process improvement projects over the last three years. The economic impact of measures like these in terms of cost reduction and/or value added are significant for customers and shareholders alike. I am in no doubt that many similar cases will follow worldwide.

The zero waste approach calls for a certain level of pragmatism. The proposals for improvement should have a significant impact on bottom-line results. As mentioned by professor Niño (Universidad Ramon Lull) in his book “The Crash of 2010“, the concept of utility will prevail. Hence, we have to measure the impact of each action on the bottom line to convince upper managers, given that there will be no other way to convince senior management. Hence the big priority will be that they must translate into increased profit levels.

The implications of this on the day-to-day reality of employees and citizens (in Spain, in particular) will be quite significant. The search for productivity will result in a marked reduction in “resource cushions”, and we will have to change our working habits and behavior models. In Spain it will not be a question of working more hours, which is actually already happening in many cases, but rather we have to see how we can work better and be more productive. We will have to center more on outcomes and goals and less on activities and tasks. This is not about how many hours a person has worked today, but about the outcomes and goals that person has achieved today. This approach will enable us to focus more on what it is a priority and important for achieving our objectives, and discard all aspects that are a waste of precious time and resources.

One of the new habits we need to acquire is that of working in a more structured and standardized fashion. When I talk to executives of global companies with operations in Spain, they say there is a very real need for this, because business processes and rules currently differ enormously depending on who does it, when it is done, etc.. We will have to make a concentrated effort because waste reduction requires more process structure, more standardization, more control and more discipline for processes and activities. This will free up time, resources and creativity for critical processes and activities. If we manage to work better, aiming for outcomes rather than activities, investing time in effective action, taking shorter breaks (10 minutes, instead of 45 minutes) and with greater levels of discipline, work will be of a better quality, and may even be done in fewer hours. Of course this would mean a huge change for employees and managers, but it is essential that we get across the idea of working better, not more.

Oswaldo

Es la hora del No Desperdicio y la Productividad

espana-over14Un empresario amigo mío me decía, hace 6 meses, que su prioridad se resumía en 5 palabras: “ni un Euro al suelo.” La crisis ya había llegado a su empresa y, como en muchas otras, no había (ni hay) más opciones que reducir el desperdicio. Es decir, todo aquello que no agrega valor. No hay más holguras para permitirnos seguir desperdiciando recursos. La búsqueda de la alta productividad de los recursos será el objetivo fundamental de las empresas, y los gobiernos, en los próximos 2 años, al menos.

Ejecutivos de un banco global me comentaban sobre el comienzo de un programa de mejoras rápidas – quick wins -en su organización, como parte de una nueva cultura hacia operaciones lean, el término ampliamente usado en gestión para referirse a la eliminación del desperdicio, la agregación de valor y la mejora continúa de los procesos. En una Caja regional, la dirección está promoviendo el desarrollo de capacidades internas para mejorar sus procesos y reducir el desperdicio. En una gran empresa del sector logístico ya se llevan 3 años trabajando en una iniciativa global, con cientos de proyectos de mejora de las operaciones. Las implicaciones económicas son significativas en términos de reducción de costes y/o agregación de valor a los clientes y a los accionistas. Los ejemplos se multiplican día a día y serán comunes y parte de la prioridad de todo el mundo en el corto plazo.

Complementario a la tendencia “lean” o de no desperdicio, está la necesidad de ser muy pragmáticos. Las mejoras y acciones tienen que ser capaces de generar un impacto fundamental en los resultados económicos del negocio. Bien lo dice el profesor Niño en su libro del Crash del 2010: el concepto de “utilidad” se impondrá. Deberemos medir el impacto de cada acción para demostrar que es útil. No habrá otra manera de convencer a la dirección, esa será la gran prioridad.

Las implicaciones de esta nueva prioridad para los empleados y ciudadanos, en general, serán significativas. La búsqueda de la productividad reducirá las holguras y tendremos que cambiar varios modelos de comportamiento y desarrollar nuevos hábitos. En España no debemos hablar de que tendremos que trabajar más horas, ya eso se hace; pero si tendremos que hablar de trabajar mejor y ser más productivos. Para reducir el desperdicio y agregar más valor, deberemos pensar más en resultados y objetivos y menos en actividades o tareas. No se trata de cuantas horas he trabajado hoy. Se trata de cuantos resultados obtuvimos. Este paradigma nos llevará a no perder tiempo en lo que no debemos perderlo (o invertirlo).

Uno de esos nuevos hábitos de comportamiento deberá ser trabajar de manera más estructurada y más estandarizada. Cuando hablo con ejecutivos de multinacionales que operan en España me ratifican esta necesidad. Aquello de que “cada uno es de su padre y de su madre” parece ser una realidad también para los procesos y las reglas de una empresa. Aquí deberemos hacer un gran esfuerzo porque la reducción del desperdicio pasa por más estructuración, más estandarización, más control y más disciplina. Si logramos trabajar mejor, pensando en objetivos y no en actividades, invirtiendo mejor el tiempo, con paradas más cortas de descanso (10 minutos en vez de 45 minutos) y con una nueva disciplina, seguramente podremos trabajar mejor y en menos horas. Por supuesto, esto implica un cambio significativo en la cultura del trabajador y de los jefes. Pero las opciones no son muchas porque el problema es estructural y no de forma. Y es responsabilidad de todos.

Oswaldo

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