Analytics: the beginning of the end of external consultants

Posted on 04. jun, 2010 by in Information Technology, Operational Excellence and Strategy & Innovation

(versión en español más abajo)

united-kingdom-over13As data is accumulated daily, managers race against time to leverage data and make critical business decisions. This problem of dealing with the exponential increase of data has challenged managers at all levels. To make critical strategic, tactical and operational decisions, managers depend heavily on business reports. These reports are usually based on data collected by/for the firm. In producing these reports, managers are presented with two main options:

• Internal Analysts: some firms choose to build internal experience and depend on internal staff to produce reports. Since firms have become good at storing large amounts of data, internal analysts can use several reporting solutions provided by enterprise systems such as ERP, CRM …etc.

• External Analysts: firms can also choose to hire external consultants with specialists’ expertise. Analysts can be chosen as independent consultants to decrease internal pressures. Depending on the type of report needed, external analysts are usually equipped with methods such as predictive and descriptive modelling, data mining, text analytics, forecasting, optimization, simulation, and experimental design.

Compiling reports can be a lengthy process involving moving data files from one system to another, and then exporting them to an Excel spreadsheet. This can take business analysts a number of days to interpret the data and provide some insights. A large number of reports are produced firms daily. They usually fall into the following three categories:

• Historical Reports: firms are stuck in reporting what have already happened. These reports can be useful as a reference point (e.g. quarterly financial results), but are limiting when it comes to long-term decision making.

• Situational Reports: these reports are generated on an ad-hoc basis looking at current problems facing the business. Using OLAP (On-Line Analytic Processing), analyst can extract and manipulate data to discover some patterns.

• Forward-Looking Reports: these reports are generated using statistical analysis (e.g. regression analysis) to look at what opportunities is the firm missing. Forecasting, predictive and optimization modelling is also used here to look for predictive insights.

Managing better with the clever use of data is not a new and some firms are already good at it. The concept of ‘analytics’ is currently pushed by software companies claiming that firms use outdated approaches to handling data. These approaches will not be able to provide answers to more complex questions such as: What actions should I take if the current trends continue? How much is needed? When will it be needed? What will happen next? How will it affect my business?

This latest wave of systems is argued to provide a range of techniques for the collection, classification, analysis and interpretation of data to reveal patterns and relationships leading to faster answers. Is this really the beginning of the end of external consultants?

Ben

Analíticas: El principio del fin de los consultores externos

espana-over14Diariamente, los datos empresariales se acumulan a gran velocidad, obligando a los gerentes a emprender una carrera contra el tiempo que les permita aprovechar esos datos en la toma de decisiones criticas. Este problema de lidiar con el aumento exponencial de los datos es un desafío para los gerentes de las empresas a todo nivel. Para tomar decisiones estratégicas críticas, tácticas u operativas, los gerentes dependen en gran medida de los reportes o informes de negocio, los cuales se basan generalmente en datos recogidos por y para la empresa. Para producir esos informes, los gerentes tienen, principalmente, dos opciones:

• Analítica interna: algunas empresas deciden construir capacidades internas y depender de su personal para elaborar sus informes. Dado que las empresas han desarrollado buenas capacidades de almacenamiento de grandes cantidades de datos, los analistas internos pueden utilizar varias soluciones proporcionadas por los sistemas de información empresarial como ERP, CRM, etc.

• Analítica externa: las empresas también pueden optar por contratar a consultores externos especialistas para disminuir las presiones internas. Dependiendo del tipo de informe que se requiera, los analistas externos suelen conocer metodologías especializadas tales como modelos predictivos y descriptivos, minería de datos, análisis de texto, previsión, optimización, simulación y diseños experimentales.

Fusionar informes puede ser un proceso largo que implique el desplazamiento de archivos de datos desde un sistema a otro para luego exportarlos a una hoja Excel. Esto hace que los analistas de negocios deban tomarse varios días para interpretar los datos y proporcionar algunas ideas en base a ellos. Las empresas producen un gran número de informes todos los días, que por lo general se dividen en las tres categorías siguientes:

• Reportes históricos: las empresas están atrapadas en la presentación de informes sobre lo que ya ha sucedido. Estos informes pueden ser útiles como punto de referencia (por ejemplo estados financieros trimestrales), pero tienen limitaciones cuando se usan como base para toma de decisiones a largo plazo.

• Informes de situación: estos informes se generan sobre una base ad-hoc y muestra los problemas actuales que enfrenta la empresa. Usando una herramienta OLAP (on line analytic proceesing), los analistas pueden extraer y manipular los datos para descubrir algunos patrones de comportamiento.

• Informes de prospectivas: estos informes se generan mediante análisis estadísticos (por ejemplo análisis de regresión) para ver qué oportunidades está perdiendo la empresa. También se usan previsiones y modelos de optimización para conseguir puntos de vista predictivos.

Manejar bien los datos y darle un uso inteligente no es algo nuevo, algunas empresas ya lo hacen muy bien. El concepto de “análisis” es actualmente impulsado por los fabricantes de software al afirmar que las empresas utilizan enfoques anticuados en la manipulación de sus datos, los cuales no son capaces de dar respuestas a preguntas complejas como: ¿Qué medidas debo tomar si las tendencias actuales continúan? ¿Cuánto se necesita? ¿Cuándo se necesita? ¿Qué sucederá después? ¿Cómo afectará mi negocio?

Esta última ola de sistemas de información se sostiene en la oferta de una gama de técnicas de recogida, clasificación, análisis e interpretación de datos para revelar patrones de comportamiento y relaciones que conducen a respuestas más rápidas. ¿Es este realmente al principio del fin de los consultores externos?

Ben

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