Process integration to achieve business agility and cost reduction

Posted on 30. jun, 2010 by in Information Technology and Operational Excellence

(versión en español más abajo)

united-kingdom-over13In a past post I started talking about the urgent need for improving productivity and reducing waste in companies (see Time for Productivity and Zero Waste). At that moment, I remarked on some few recommendations to get a better performance based on lean thinking and process management approaches. In this post, I would like to introduce further suggestions to complement and extend the previous ones. These proposals will rely on the concept of process integration.

Process integration (also known as horizontal integration) is a key enabler to achieve a better coordination across functional units. The improvement of coordination among independent areas gives rise to the reduction of process cycle time and the elimination of redundancies (i.e. waste). As a consequence, customers receive better service and quality and managers can see a significant reduction of costs. For example, the implementation of a B2B procurement application in Ericsson Spain to manage the purchase-to-pay process resulted in the reduction of the processing cost from 140 Euros to 14 Euros per transaction. The new integrated model for the management of indirect material orders in Ericsson Spain also originated clear benefits for internal customers of the purchasing area, who were able to quickly receive materials for the performance of their operations and tasks and with a lower number of steps. The integration model also involved vendors, which formed part of a reduced number of providers integrated to the B2B web platform. (See more in the article: ES as an enabler of fast-paced change: the case of global B2B procurement in Ericsson). This example shows us how a better process integration and coordination can simultaneously deliver process agility and process efficiency.

In addition, process integration can help large companies to improve the management of their complexity. All of us know that a function-oriented organization lead to fragmentation and too much independency from one area to another. Measured in terms of outcomes, this means an elevated number of redundancies, the proliferation of waste, and deceleration of process speed. These poor results grow exponentially when a company grows in complexity (e.g. greater number of product families, more regions to attend, different customer segments, etc.) Process integration can help organizations to simplify complexity by managing business cycles designed for attending and satisfying specific customer needs. A business cycle (i.e. a business process) starts with the customer need and ends with the customer satisfaction (i.e. an end-to-end process or cycle). Hence, process integration implies a transversal perspective of the organization going through different business areas and departments.

The benefits of a process integration approach are evident. However, the implementation of this approach goes beyond operational elements. Process integration comprises at least four elements or components: 1) information technology that provides standardization and cross-functional information flows, 2) operations best practices that deliver coordination, collaboration and synchronization, 3) organizational systems and structures that promote team working and integration, and 4) organizational culture and values that ensure proper behaviors towards learning, collaboration and integration. Building these elements is a long conversation that needs the full involvement of top managers (i.e. CEO) to deal with the conversion of a traditional function-based organization into a more integrated and coordinated business.

Oswaldo

La integración de procesos para lograr reducción de costes y agilidad del negocio.

espana-over14En un post pasado empecé a escribir acerca de la urgente necesidad que tienen las empresas de mejorar la productividad y reducir el desperdicio (vea el post “Es la hora del no desperdicio y la productividad”). En ese momento, escribí algunas recomendaciones para obtener mejores resultados basados en la gestión por procesos y en la filosofía Lean. En esta oportunidad, me gustaría presentar algunas nuevas sugerencias para complementar y ampliar las recomendaciones anteriores. Estas sugerencias girarán en torno al concepto de integración de procesos.

La integración de procesos (también conocida como integración horizontal) es un factor clave para lograr una mejor coordinación entre las unidades funcionales de la empresa. La mejora de la coordinación entre áreas independientes da lugar a una reducción del tiempo total del ciclo del proceso y a la eliminación de los desperdicios del mismo (es decir, los residuos). Como consecuencia, los clientes reciben un servicio de mayor calidad y los gerentes pueden ver una reducción significativa de los costes. Por ejemplo, Ericsson España realizó una implantación de una aplicación B2B para gestionar todo su proceso de compras, con lo que obtuvo una reducción del coste de procesamiento de cada transacción de 140€ a 14€. El nuevo modelo integrado también entregó claros beneficios a los clientes internos del área de compras, ya que a partir de la implantación se redujo el número de pasos necesarios a realizar para completar una orden de compra de material indirecto, con esto los trabajadores empezaron a recibir más rápidamente los materiales necesarios para el desempeño de sus operaciones. El modelo de integración también incluyó la participación de los proveedores de Ericsson España a través de la integración de un reducido número de proveedores a la plataforma web B2B (ver más en el artículo: ES as an enabler of fast-paced change: the case of global B2B procurement in Ericsson) Este ejemplo nos muestra cómo una mejor integración y coordinación de procesos puede entregar, de manera simultánea, agilidad y eficiencia a los procesos.

Además, la integración de procesos puede ayudar a las grandes empresas a mejorar la gestión de su complejidad. Todos sabemos que una organización orientada a funciones puede fragmentarse demasiado sufriendo de un exceso de independencia entre sus áreas. Medido en términos de resultados, esto significa un elevado número de despidos, la proliferación de desperdicios o residuos, y la desaceleración de la velocidad de los procesos. Esos pobres resultados crecen exponencialmente cuando la empresa crece en complejidad (por ejemplo: mayor número de familias de productos, más regiones por atender, diferentes segmentos de clientes, etc.) La integración de procesos puede ayudar a las organizaciones a simplificar la complejidad de la gestión de sus ciclos del negocio que han sido diseñados para atender y satisfacer necesidades específicas de sus clientes. Un ciclo de negocios, es decir un proceso de negocio, se inicia con la necesidad del cliente y finaliza con la satisfacción de esa necesidad (un proceso de extremo a extremo) Por lo tanto, el proceso de integración implica una perspectiva transversal de la organización pasando por diferentes áreas y departamentos de la empresa.

Los beneficios de un enfoque de integración de procesos son evidentes. Sin embargo, la aplicación de este enfoque en las empresas va más allá de los elementos operativos. La integración de procesos comprende al menos cuatro elementos o componentes: 1) tecnología de la información que proporciona estandarización y flujos de información entre funciones; 2) puesta en marcha de las mejores prácticas ofreciendo coordinación, colaboración y sincronización; 3) sistema de organización y estructuras que promuevan el trabajo en equipo y la integración; y 4) cultura organizacional y valores que aseguren comportamientos apropiados hacia el aprendizaje, la colaboración y la integración. La construcción de estos elementos requiere de un enfoque de Long Conversation que necesita la plena participación de los altos directivos de las empresas (por ejemplo el CEO) para hacer frente a la transformación de una organización tradicional basada en funciones a una empresa con procesos de negocios integrados y coordinados.

Oswaldo

Tags: , , , , , , , , , , , , , , , , , , ,

One Response to “Process integration to achieve business agility and cost reduction”

  1. pausleal

    21. jul, 2010

    Pretty nice post. I just stumbled upon your blog and wanted to say that I have really enjoyed browsing your blog posts.