Process modeling to achieve better enterprise system implementation results

Posted on 24. ago, 2010 by in Information Technology and Operational Excellence

(versión en español más abajo)

united-kingdom-over13In a study recently presented in the Enterprise and Organizational Modeling and Simulation conference (EOMAS 2010) in Tunisia, process modeling was found to correlate significantly with better enterprise systems (e.g. SAP, SAGE, Oracle) implementation results in the long term.

Process modeling is a technique that allows organizations to make the process knowledge explicit. Process modeling include a vast set of methodologies, techniques and tools used for process mapping, process analysis, process measure, process (re)design, and process training, among others. Putting this in a more simple way, process modeling helps to generate an accurate representation of the current process (as-is modeling) and to model the new process as the company needs it to be run (to-be modeling). Process modeling combines concepts and tools from quality management, business process reengineering, and software development.

Process modeling is often used by consultants and adopting companies during the implementation of enterprise systems. The study under consideration mentioned that process modeling efforts were high in 50% of all cases surveyed (about 100 companies located in Latin America and Spain). Process modeling is relevant for system configuration because the process models describe the process activities, business rules, organizational roles and other issues that must be configured in the system. Process modeling is also used as a very helpful tool for matching the company requirements to the system functionality.

What is new in this study is that the findings recommend the use of process modeling as a preparatory exercise before the enterprise system implementation. The use of process modeling previously to the implementation ensures better long-term results for the implementation. (Results were measured as strategic, supply chain and economic outcomes; for example, reduction of inventory, improved customer service, improved decision making capacity, improved coordination, etc. ). Process modeling before implementation allows companies to carefully understand and define the business process requirements and align them to the company needs and strategies. This is an introspective analysis that companies should do before the interaction with ES vendors. Doing the opposite will be like building a house with the roof first.

Few years ago a battery manufacturer asked us for advice. They were implementing an ERP system for their core processes and the implementation process became a nightmare. The big problem was that the ES vendor configured the system using the standard functionality to allow the company to have an accelerated implementation. The implementation speed was a benefit, but the standard functionality needed some adaptation to specific distribution and warehousing activities performed by the company. Managers had the feeling that the system did not fit to their requirements. A little bit late to feel that. We advised to start from the beginning: doing a gap analysis between the process specifications and the system functionality, which implied doing process modeling before the implementation. They did it, which meant a little bit of rework. Eventually, the company recovered the successful path, did some adaptation to the system, implemented it, and used it.

In summary, process modeling is a key factor for ES implementation success and this should be done before ES vendor selection and implementation phases. The study under consideration found that the use of process modeling as a preparatory exercise before implementation ensures better long-term results for ES investment.

Oswaldo.

espana-over14Modelar procesos para lograr mejores resultados en la implantación de sistemas empresariales de información

En un estudio recientemente presentado en la Conferencia Enterprise and Organizational Model and Simulation (EOMAS 2010) en Túnez, se encontró una correlación estadísticamente significativa entre el modelado de procesos y los resultados de largo plazo en las implantaciones de los mejores sistemas empresariales de información (por ejemplo SAP, SAGE, Oracle)

El modelado de procesos es una técnica que permite a las organizaciones hacer explicito el proceso de transmisión de conocimientos, incluye el uso de una gran variedad de metodologías, técnicas y herramientas para el mapeo, análisis, medición, y rediseño de procesos, así como para actividades de formación. En otras palabras, el modelado de procesos ayuda a generar una representación exacta de la ejecución actual de los procesos (AS IS) y de la ejecución que la empresa necesita o desea (TO BE). El modelado de procesos combina conceptos y herramientas de gestión de calidad, reingeniería de procesos de negocios y desarrollo de software.

El modelado de procesos es utilizado muy a menudo por consultores y empresas durante el proceso de implantación de sistemas empresariales de información (ERP). El estudio en cuestión menciona que los esfuerzos de modelado de procesos fueron altos en el 50% de los casos investigados (alrededor de 100 empresas ubicadas en Latino América y España). El modelado de procesos es importante para la configuración del ERP porque los modelos de procesos describen las actividades de la empresa, las reglas del negocio, las funciones de organización y otros asuntos que se deben configurar en los sistemas de información. El modelado de procesos es también usado como una herramienta muy útil para adecuar los requerimientos de la empresa a las funcionalidades del ERP.

Lo que es nuevo en este estudio es que en los resultados se recomienda el uso de la modelización de procesos como un ejercicio de preparación previo a la implantación del ERP. El uso del modelado de procesos con anterioridad a la implantación del sistema garantiza mejores resultados de su ejecución en el largo plazo. ( En el estudio, los resultados fueron medidos como estratégicos y económicos en la cadena de suministros; por ejemplo: reducción del inventario, mejora del servicio al cliente, mejora de la capacidad, mejora de la coordinación, etc.) El modelado de procesos antes de la implantación de un ERP permite a las empresas entender y definir cuidadosamente los requerimientos de los procesos de negocio, alineándolos con sus necesidades y estrategias. Este es un análisis retrospectivo que las empresas deben hacer antes de la interacción con los proveedores de los ERP.

Hace pocos años, un fabricante de baterías nos pidió consejo. Ellos estaban implantando un ERP para gestionar sus procesos básicos, pero el proyecto de implantación se convirtió en una pesadilla. El gran problema era que el vendedor del sistema configuró el ERP usando su funcionalidad estándar, permitiendo que la empresa tuviera un acelerado proceso de implantación. La velocidad de implantación era un beneficio, pero la funcionalidad estándar requería algunas adaptaciones a actividades especificas del área de almacenaje y distribución de la empresa. Los gerentes tuvieron la sensación de que el sistema no se ajustaba a sus necesidades, pero era tarde para tener esta sensación. Aconsejamos a la empresa empezar nuevamente desde el principio haciendo un análisis de brechas entre los requerimientos específicos de los procesos y las funcionalidades del sistema, lo que implicaba hacer el modelado de los procesos antes de la implantación del ERP. A pesar de que significaba un poco de retrabajo, la empresa decidió hacerlo. Finalmente, la empresa recuperó el camino del éxito en la implantación adaptando el estándar del sistema en los casos que fueron necesarios.

En resumen, el modelado de procesos es un factor clave de éxito en la implantación de un ERP, y esta actividad debe hacerse antes de la selección de los proveedores del sistema y sus fases de ejecución. El estudio en cuestión encontró que el uso de la modelización de procesos como un ejercicio de preparación previo a la implantación, garantiza mejores resultados a largo plazo en la inversión que representa la implantación de un ERP.

Oswaldo

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