The driver of IT impact is the actual usage of the technology

Posted on 25. oct, 2010 by in Information Technology and Operational Excellence

(versión en español mas abajo)

united-kingdom-over13For the last 20 years, companies have been implementing and adopting enterprise systems and other large-scale IT initiatives (e.g. SAP, Sage, Oracle, etc). They have done this with clear strategic and operational aims: to automate transactions, reduce costs, increase customer satisfaction, integrate with suppliers, and make better decisions. And yet, despite all their good intentions, a large number of organizations are still struggling to achieve the desired results. Why is this? And what can be done to ensure that companies get value from their technology investments? The reality is that it takes a long time and a lot of learning to make the best of your enterprise systems. In the current world economic situation some people say we need more new information technology, more new tools to change our ways. But we refute that. What businesses really need now is to stop looking for the next technology silver bullet and make the most of what they already have. In short, they need to maximize the value of the existing IT investments. This claim is in line with the economist Niño Becerra (see his book the Crash of 2010) who argued that the only remedy for dealing with this economic crisis will be the optimization of operations and a better use of the existing resources (e.g. technology).

We can see many companies that have implemented an enterprise systems a few years ago (an investment of thousands or millions of Euros) and they are still underusing the system. This situation is not a surprise because enterprise systems are complex technologies. They are able to provide a number of different best practices in many different business processes. Then, the challenge is to recognize the power of these technologies and to work internally, in teams, to reduce the gap between the organizational capabilities to take full advantage from the system and the system potential.

In doing so, companies need new organizational practices, new capabilities and new social networks to support this journey. To succeed in the coming years, companies must intensify what we call “the Long Conversation“.

The application of ‘Long Conversation‘ for enterprise systems comprises three vital points of learning and development: osmosis, growth, and adaptation (see more in our article published in California Management review). Placing these three vital points together is what makes for information technology mastery.

- Osmosis involves both the implementation of a new ES functionality into additional business functions or processes, and the rollout of a particular ES function already implemented in some part of the corporation into other business units.

- Growth refers to the development of an enterprise system from a lower or simpler form to a higher or more complex form. This is based on expert use.

- Adaptation means modification and adjustment of an ES in use in a given setting. This factor is crucial in highly dynamic business environments in which organizations frequently have to adapt their business models in order to add value derived from their ES investment.

Is your company taking full advantage of their existing technological resources?

Thanks

Oswaldo.

El uso de las tecnologías existentes impulsan el impacto de las TI

espana-over14Durante los últimos 20 años las empresas han estado adoptando e implementando sistemas empresariales y otras iniciativas de TI de gran escala (Por ejemplo: SAP, Sage, Oracle, etc.). Esto lo han hecho con claros objetivos estratégicos y operacionales como: automatizar transacciones, reducir costes, incrementar la satisfacción del cliente, integrarse con proveedores, y tomar mejores decisiones. Sin embargo, a pesar de sus buenas intenciones, un gran número de organizaciones siguen luchando para alcanzar los resultados deseados. ¿Por qué ha pasado esto? ¿Qué pueden hacer las empresas para asegurarse de obtener valor de sus inversiones tecnológicas? La realidad es que para explotar lo mejor de los sistemas empresariales se requiere mucho tiempo y aprendizaje. En la actual situación económica mundial algunas personas dicen que necesitamos más y nuevas tecnologías de información, más herramientas nuevas para cambiar nuestras formas de hacer las cosas, pero nosotros no estamos de acuerdo. Lo que los negocios realmente necesitan ahora es parar la búsqueda de la próxima tecnología de punta y sacar lo mejor de lo que ya tienen. En resumen, necesitan maximizar el valor de las inversiones en TI existentes. Esta afirmación está en línea con el economista Niño Becerra (véase su libro El Crash of 2010) quien argumento que el único remedio para hacer frente a esta crisis será la optimización de operaciones y el mejor uso de los recursos ya existentes (por ejemplo, la tecnología).

Podemos ver como muchas empresas que han implantado sistemas empresariales durante los últimos años, a pesar de haber invirtiendo miles o millones de euros, lo están sub-utilizando. Esta situación no es una sorpresa porque los sistemas empresariales son tecnologías complejas capaces de proveer un número muy amplio de buenas prácticas en diversos procesos de negocio.Entonces, el reto está en reconocer el poder de estas tecnologías y trabajar internamente -en equipos- para reducir las brechas existentes entre el potencial de los sistemas y las capacidades organizacionales requeridas para explotar mejor las ventajas de estos.

De este modo, las empresas necesitan nuevas prácticas organizacionales, nuevas capacidades y nuevas redes de contacto sociales para emprender este camino. Para tener éxito en los próximos años las empresas deben intensificar lo que nosotros llamamos un enfoque de Long Conversation.

La aplicación de un enfoque de Long Conversation para los sistemas empresariales comprende tres puntos vitales de desarrollo y aprendizaje: osmosis, crecimiento y adaptación (ver más en nuestro artículo publicado en California Management Review). Juntar estos tres puntos vitales es lo que permite lograr el dominio de las tecnologías de información.

- Osmosis implica la implantación de nuevas funcionalidades del sistema empresarial en procesos o funciones de negocio adicionales, así como la implantación de una función particular del sistema, ya implementada en una parte de la organización, en otras unidades de negocio.

- Crecimiento se refiere al desarrollo del sistema empresarial de una forma simple a una forma superior o más compleja. Este es un trabajo basado en el uso de expertos.

- Adaptación significa modificación y ajuste del sistema empresarial en uso en un entorno dado. Este factor es crucial en ambientes de negocios altamente dinámicos en los cuales las organizaciones tienen que adaptar frecuentemente sus modelos de negocio para agregar valor a sus inversiones en sistemas empresariales.

¿Esta su empresa explotando todas la ventaja de sus recursos tecnológicos existentes?

Gracias,

Oswaldo.

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2 Responses to “The driver of IT impact is the actual usage of the technology”

  1. zerodtkjoe

    20. oct, 2010

    Thanks for the info

  2. Peter

    26. oct, 2010

    I like the simple economic notion of ‘value-in-use’ and its development in marketing and other places (‘use-value.’) I wonder if the economy is becoming more efficient as it begins to focus on use-values through the development of services, rather than product costs?