Beyond IT Project Management

Posted on 23. nov, 2010 by in Information Technology and Operational Excellence

(versión en español más abajo)

united-kingdom-over13When an organization adopts a substantial new IT system, it goes through an upsurge of effort and learning. This effort, which again we describe as a kind of shock, peaks at some point, turning into a longer process of infusion, nurturing and innovation. It might be drawn as a kind of a bell curve, with an extended tail. Very sensibly, what project management of IT implementation tries to do is use methods and organizational principles to flatten the height of the curve. With proper project management, goes the argument, the effort of adoption should not be so great. Moreover, your business will quickly return to normal.

The project management proposition, then, is to reshape the curve. It flattens it and then, in a sense, abandons it. A properly project managed project still requires great effort but, at some point coinciding with the termination of the project, lessens and returns to something “normal”. In this way, the project was but a brief, managed interruption to the normal life of the business.

Now, three corrections need to be added to amend the proposition. These are based on our long-term, empirical studies. The first is that the effort required in the project always exceeds that which was anticipated. The curve is steeper, and the peak is higher. The second correction is that the ending of the project does not coincide with a lessening of effort and a return to normal business life. Instead, there is a negotiated accommodation over the end of the project. This is not actually the point at which the major effort is done, but rather marks a reorientation of the effort so it is based more on internal effort through organizational initiatives. Finally, what the businesses then discover is that there is great value in the extended period of learning and adjustment that follows the ending of the official project. “Normal life” never returns and efforts to diffuse the IT continues, as do efforts to learn about its capabilities. The upside of this, though, is that businesses report great value in these post-project activities.

Peter

Más allá de Gestión de Proyectos TI

espana-over14Cuando una organización adopta un sistema de TI sustancialmente nuevo requiere hacer un importante esfuerzo para pasar a través de su proceso de aprendizaje. Este esfuerzo, que a su vez se puede describe como una especie de choque, pasa en algunos momentos por picos convirtiéndose en un largo proceso que combina innovación y desarrollo. Probablemente, este esfuerzo puede ser representado por la curva de una campana de Gauss con una cola muy extendida. La gestión de proyectos de implantación de TI utiliza métodos y principios de negocios que tienen como objetivo aplanar la altura de la curva y lograr que el esfuerzo de implantación no sea tan grande, permitiendo que el negocio pueda volver rápidamente a la normalidad.

La gestión de los proyectos de implantación de TI debe entonces cambiar la forma de la curva, aplanándola y luego, en cierto sentido, abandonándola. Un proyecto de implantación de TI correctamente gestionado requiere la realización de un gran esfuerzo, pero en el momento de coincidir con la terminación del proyecto, debe conseguir disminuir el esfuerzo y volver a la normalidad. De esta manera el proyecto no será más que una breve interrupción de la vida normal del negocio.

Basado en estudios empíricos, la gestión de proyectos debe ajustar entonces su propuesta de largo plazo. El primer ajuste está relacionado con el esfuerzo requerido durante la ejecución del proyecto, el cual siempre supera al que se había previsto, haciendo la curva es más empinada y los picos más altos. El segundo ajuste tiene que ver con que el final del proyecto no coincide con una disminución del esfuerzo y con el retorno a la vida laboral normal, en su lugar hay una adaptación negociada. El final del proyecto no es el punto en el que se hace el mayor esfuerzo, sino el que marca su reorientación, por lo que se basa más en un esfuerzo interno a través de iniciativas organizacionales. Por último, lo que las empresas luego descubren es que hay un gran valor en el extenso periodo de aprendizaje y adaptación que sigue a la terminación oficial del proyecto. La “vida normal” nunca vuelve y los esfuerzos de difusión de las TI continúan. Sin embargo, la ventaja de esto es que los negocios reportan un gran valor en las actividades posteriores al proyecto.

Peter.

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